fly-tech schafft den Arbeitsplatz der Zukunft

Microsoft hat es getan, viele andere Großkonzerne auch: Sie haben den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft Realität werden lassen. Aber wie kann der Mittelstand mithalten? fly-tech macht es jetzt vor: Der IT-Dienstleister wird in seiner neuen Unternehmenszentrale im Friedberg-Park neuartige Arbeitsplatzkonzepte umsetzen. Im Interview erklären Innenarchitektin Johanna Dumitru und fly-tech Geschäftsführer Tobias Wirth, warum eine feste Schreibtischzuweisung heute hinderlich ist, wo der Chef künftig sitzen wird und warum es sich lohnt, trotz der hohen Kosten die Arbeitsabläufe zu überdenken.

Alle sprechen vom digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Was kann man sich konkret darunter vorstellen?

Johanna Dumitru: Im Prinzip gibt es keine feststehende Definition, wie der Arbeitsplatz der Zukunft auszusehen hat. Das ist immer abhängig vom jeweiligen Unternehmen, von der technischen Ausstattung und auch von der Kultur. Im Kern geht es aber immer um die Idee, die Mitarbeiter von der Fesselung an einen festen Arbeitsplatz zu lösen. Man gibt ihnen die Möglichkeit, sich je nach anfallender Tätigkeit und Stimmung unterschiedliche Arbeitszonen auszusuchen, also dort zu arbeiten, wo sie in ihren Augen am produktivsten sein können und die besten Ergebnisse erzielen.

Das heißt?

Dumitru: Man löst sich bei der Gestaltung von der Idee der festen Schreibtischzuweisung und schafft unterschiedliche Arbeitszonen im Büro: Ruhebereiche zum konzentrierten Arbeiten, kommunikative Zonen, Räume für vertrauliche Gespräche oder eine Lounge zum Abschalten. Dazu benötigen die Mitarbeiter das passende technische Equipment, das ihnen das Arbeiten an unterschiedlichen Plätzen ermöglicht: mobile Telefone und PC etwa. Der Rollcontainer unter dem Schreibtisch hat ausgedient.

 

Wieso sind solche Veränderungen nötig?

Dumitru: Weil sich unsere Arbeitswelt durch die Digitalisierung stark verändert hat. Früher haben wir eher sequenziell gearbeitet. Das heißt: Jeder hatte einen fest definierten Aufgabenbereich, den er eigenständig bearbeitet hat. War er fertig, war der nächste Kollege an der Reihe. Heute sind unsere Aufgaben wesentlich komplexer, wir arbeiten vernetzt in Teams. Hierarchien verschwinden. Wir sitzen auch nicht mehr acht Stunden fokussiert vor unserem PC oder der Maschine. Unsere Tätigkeiten sind vielfältiger geworden: eine Mischung aus konzentrierter und kommunikativer Arbeit. Nur so können wir komplexe Aufgaben bewältigen und Innovationen vorantreiben. Dem allen muss der Arbeitsplatz Rechnung tragen.

 

Viele Großkonzerne beschäftigen sich bereits mit dem Thema. Die neue Microsoft-Zentrale gilt als Musterbeispiel. Mittelständler wie fly-tech sind dagegen eher noch die Ausnahme.  Herr Wirth, was hat Sie bewogen, bewährte Strukturen bei sich aufzubrechen?

Wirth: Wir haben gemerkt, dass wir den Anspruch, den die Kunden an uns als Dienstleister haben, nur dann erfüllen können, wenn wir unsere Arbeitsweise grundlegend ändern. Früher hat es gereicht, wenn wir uns während einzelner Projekte hin und wieder zu Meetings getroffen haben. Die Zeiten sind vorbei. Wir arbeiten heute permanent in Teams eng zusammen, stimmen uns laufend ab. Da macht es keinen Sinn, wenn jede Abteilung abgeschottet in ihren Büros sitzt.

 

Können Sie ein Beispiel nennen?

Wirth: Nehmen wir die Installation eines neuen Servers beim Kunden. Früher hat das ein Administrator alleine gemacht. Heute gibt es unterschiedliche Varianten. Der Kunde erwartet dabei nicht nur Technik. Der Server muss optimal in die individuellen Prozesse eingebunden werden. Und erfolgt der Wechsel hin zu einer Cloud, werden plötzlich ganz neue Fragen aufgeworfen – Stichwort: Sicherheit, Compliance. Das heißt, dass nun vier Kollegen – ein Administrator für die Cloud, ein Techniker vor Ort, ein Berater für Datenschutz und ein Wirtschaftsinformatiker mit dem Prozesswissen zusammenwirken. Sie müssen Hand in Hand arbeiten. Am besten, indem sie zusammensitzen oder sich zumindest jederzeit kurzschließen können.

 

Wie haben Sie Ihre Abläufe dahingehend verändert?

Wirth: Bereits in unseren bisherigen Räumlichkeiten haben wir das versucht. Wir haben Software-Tools eingeführt und nutzen nun die Microsoft-Anwendung Teams als internes soziales Netzwerk, um uns schnell zu vernetzen. Das hat uns einen enormen Schub verliehen. Die Erfahrungen wollten wir nun auch in unsere Bürogestaltung übernehmen. 

 

Wie werden die Arbeitsplätze der Zukunft in Ihrer neuen Zentrale aussehen?

Wirth: Wir haben dort rund 700 Quadratmeter Bürofläche, aber keine festen Schreibtische mehr. Auch nicht für uns Geschäftsführer. Wir versuchen, für jede Arbeitssituation eine passende Umgebung zu schaffen: Hochtische, um sich in informellen Runden schnell auszutauschen, einen Teamarbeitsraum, Schreibtische für konzentriertes Arbeiten, geschlossene Räume für Vertrauliches, einen Loungebereich für kommunikative Situationen und auch einen Rückzugsraum, bewusst ganz ohne Technik als Kontrast zur sonstigen Arbeitsumgebung. Da unsere Mitarbeiter ohnehin bereits mit Tablets ausgestattet sind und über Headsets unsere Telefonanlage nutzen, sind sie mobil und können sich beliebig aussuchen, wo sie arbeiten wollen. Wir werden dabei eine Clean-Desk-Policy verfolgen. Das bedeutet, dass nach Feierabend alle Arbeitsbereiche geräumt werden und persönliche Unterlagen oder Gegenstände in Spinden verstaut werden.

 

Jetzt könnte man sagen: Klar, fly-tech ist ein IT-Dienstleister. Die haben naturgemäß einen engen Bezug zur Digitalisierung. Frau Dumitru, wie sieht es in anderen Branchen aus? Gibt es da auch Bedarf?

Dumitru: Natürlich. Das ist sicherlich nicht nur ein IT-Thema. Ich habe ähnliche Konzepte bereits bei Versicherungen, in Kanzleien oder bei Baufirmen auf den Weg gebracht. Oft ist es den Unternehmen anfangs gar nicht bewusst. Da arbeiten die Kollegen längst vernetzt – allerdings oft abgeschottet in Einzelbüros. Wenn es dann an eine neue Bürogestaltung geht, stellt man fest, dass man einen enormen Bedarf an Konferenzräumen hätte, weil man sich ständig zu Abstimmungen trifft. Und spätestens da ist es an der Zeit, den Blick grundsätzlich auf die Arbeitsabläufe zu richten.

 

designfunktion war an der Umsetzung des Open-Space-Konzeptes bei Microsoft beteiligt. Inzwischen beraten Sie aber auch immer mehr Mittelständler. Wo liegen die Unterschiede?

Dumitru: Bei Konzernen geht man eher in Teilschritten vor. Das ist insbesonders wichtig, um die Technik in den Griff zu bekommen. Wenn man sich vorstellt, wie viele unterschiedliche Software-Versionen oder Generationen an Hardware genutzt werden. All das muss vereinheitlicht werden, damit jeder Mitarbeiter jeden Arbeitsplatz flexibel nutzen kann. Das geht nicht von heute auf morgen. Aber ob im Großen oder Kleinen – wichtig ist die Erkenntnis, dass es keine ideale Lösung gibt, dass man vieles einfach ausprobieren muss und möglicherweise auch wieder verwirft. Das ist eine Haltung, die auch im Mittelstand heute noch nicht immer so verankert ist.

 

Wir haben viel über Technik und Raumgestaltung gesprochen. Sie haben es vorhin aber bereits angesprochen, Frau Dumitru: Entscheidend ist auch die Unternehmenskultur.

Dumitru: Auf jeden Fall. Einfach die Wände in den Büros einreißen, weil es gerade hip ist, dann aber so weiter arbeiten wie früher – das macht keinen Sinn. Man benötigt einerseits das nötige technische Equipment und die entsprechenden Prozesse, andererseits aber auch eine gewisse Offenheit auf der Chefetage und in der Belegschaft. Wir haben schon erlebt, dass wunderbare Kommunikationsoasen für die Mitarbeiter geschaffen wurden – genau vor dem Büro des Chefs. Die hat dann keiner genutzt, weil man sich kontrolliert fühlte und fürchtete, als Faulenzer zu gelten.

 

Wie verhindert man so etwas?

Dumitru: Vor allem, indem wir bei der Bürogestaltung bewusst, die Unternehmenskultur berücksichtigen. Wenn wir Zielkonflikte sehen, dann weisen wir darauf hin. Dann können entweder die Lösungen daraufhin angepasst werden. Ist ein Unternehmen ohnehin gerade dabei, seine Strukturen zu überdenken, können wir unterstützen und mit unseren Gestaltungsvorschlägen aufzeigen, wie Organisationen noch agiler werden. Wir bieten dazu auch Führungskräfte-Workshops an, schulen die Mitarbeiter und erarbeiten mit ihnen Spielregeln für den Umgang in solchen Büroumgebungen. Das Change Management ist ein wichtiger Teil unseres Leistungsspektrums in solchen Projekten.

 

Oft sind es gar nicht die Chefs, sondern die Mitarbeiter selbst, die gerne an Bewährtem festhalten wollen: weil sie ihre gewohnten Abläufe nicht aufgeben wollen und auch ein bisschen das Gefühl haben, auf ihre Funktion als Arbeitskraft im Unternehmen reduziert zu werden, während alles Individuelle verloren geht.

Dumitru: Ja, das ist anfangs oft ein großes Thema. Weil man das Foto der Liebsten nicht mehr am Bildschirm kleben hat oder die Zimmerpflanze vom Schreibtisch weichen muss. Aber man muss die Mitarbeiter da einfach mitnehmen und ihnen zeigen, dass sie gerade in einer solchen Arbeitsumgebung ihre Individualität mehr denn je ausleben können. Sie können dort arbeiten, wo sie gerade Lust haben. Je nach Stimmung. Und das Foto kann man ja immer noch im Spind verstauen und jeden Tag neu aufstellen.

Wirth: Außerdem ist es ein großes Zeichen der Wertschätzung, wenn Hierarchien aufgebrochen werden und sich ein Chef nicht im eigenen Büro verschanzt, sondern sich morgens wie jeder andere sein Plätzchen sucht. Ich empfehle aber trotzdem, das Thema in der Praxis nicht allzu dogmatisch anzugehen. Auch wir haben festgestellt, dass man nicht alle Abläufe von heute auf morgen an solche Konzepte anpassen kann und nicht jeder Arbeitsschritt digitalisiert werden kann.

 

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft – ist das ein Konzept für jedes Unternehmen? Oder würden Sie sagen, es gibt Branchen und Firmen, die lieber die Finger davon lassen sollten?

Dumitru: Jedes Unternehmen sollte sich zumindest Gedanken machen, wie es seine Arbeitsweisen an die veränderten Rahmenbedingungen anpassen kann. Was es dann daraus macht, bleibt ihm überlassen.

Wirth: Aus unserer Erfahrung heraus kann ich sagen, dass es wichtig ist – so wie übrigens bei all den Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt – dass man das Thema zur Chefsache macht. Man muss es strategisch angehen und nicht einem Administrator oder dem Facility Management aufs Auge drücken. Und dann: einfach probieren, lernen. Und das Ganze am besten mit viel Pragmatismus.

 

…und mit der Bereitschaft, Geld zu investieren.

Wirth: Auf jeden Fall. Eine herkömmliche Bürogestaltung hätten wir wohl für die Hälfte des Geldes bekommen. Und da ist die erforderliche technische Ausstattung noch gar nicht eingerechnet. Aber in unseren Augen lohnt sich diese Investition. Wir sind kein Produktionsunternehmen. Unsere Wertschöpfung erfolgt durch unsere Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Deswegen ist es sinnvoll, hier für optimale Bedingungen zu sorgen. Außerdem sehen wir das Fachkräfteproblem und glauben, dass unser Ansatz ein gutes Argument ist, bei uns zu arbeiten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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